Hybrid Project Management

Stiamo assistendo da alcuni anni a una condizione di continuo e veloce cambiamento, e per quanto possiamo nasconderlo o negarlo, la realtà è che questa situazione è ineludibile e non temporanea. Non è pensabile "tornare a prima" e le nostre abilità per affrontare questa condizione devono adattarsi e cambiare.

Purtroppo, come diceva il grande Michelangelo, "Meno idee si hanno e meno si è disposti a cambiarle", dunque è necessario arricchire le nostre capacità nel rispondere a questa nuova normalità. Se il mondo ci offre situazioni continuamente mutevoli dobbiamo espandere il nostro bagaglio di conoscenze e le nostre competenze per poter affrontare meglio eventi e situazioni che non abbiamo incontrato prima.

Anni fa, incontravo persone che conoscevano solo il Predictive Project Management e nessuno conosceva l'Agile Project Management, oggi incontro persone che non hanno mai conosciuto il primo e conoscono solo il secondo, e semmai la vita li guida verso ambiti dove il Predictive è l'unico modo di lavorare!

Riprendendo un articolo che ho pubblicato anni fa, intendo oggi presentare le caratteristiche salienti dei due approcci; il lettore, però, non deve cadere nell'errore che questi due approcci siano necessariamente in contraddizione o in contrapposizione, e non sia possibile una loro combinazione. I due approcci vanno considerati come un continuum che a seconda delle circostanze (ora gli "agilisti" storceranno il naso) può essere utile usare singolarmente (in modo puro) o attraverso una loro combinazione dando così vita all'Hybrid Project Management.

L’immagine che ho scelto, quindi, non vuol far far preferire l’Agile ma è semplicemente ironica e a mio avviso ben si adatta allo spirito dei due approcci.

Metafora

Per spiegare le differenze di gestione dei due approcci prenderò a riferimento il seguente aforisma (probabilmente di origine africana) sul Leone e la Gazzella su cui hanno simpaticamente scherzato Aldo, Giovanni e Giacomo in un loro famoso film.

Ogni mattina in Africa, una gazzella si sveglia, sa che deve correre più in fretta del leone o verrà uccisa.

Ogni mattina in Africa, un leone si sveglia, sa che deve correre più della gazzella, o morirà di fame.

Quando il sole sorge, non importa se sei un leone o una gazzella: è meglio che cominci a correre.

Ovviamente, come molti sapranno, non é il leone che va a caccia ma generalmente è la leonessa. Inoltre, nell’esporre le differenze inizierò a descrivere come si muove la leonessa visto che è stato il primo approccio al project management: quello Predictive.

Predictive (Plan-driven, Fixed scope) - Agile (Change-driven, Variable scope)

🦁 La leonessa spende molto tempo nel planning perché, potendo vedere la preda (fixed scope) fin da subito, può studiare con cura l’elemento del branco più idoneo, cercando di capire quale percorso seguire, in quali tempi e con quale sforzo, insomma per preparare un plan realistico proprio perché la soluzione si può immaginare. Dunque, la leonessa metterà in atto il plan, proverà a seguirlo senza includere la possibilità di change e laddove dei change fossero necessari li gestirà quando accadranno.

🦌 Per contro, quando la gazzella percepisce la presenza di una leonessa che sta attaccando, non può sapere in quel momento quale sarà la soluzione finale (variable scope) che la porterà in salvo, quindi effettua un micro-planning (quindi molto rapido) effettuando pochissime scelte (in fretta) a più alto value mettendo tutta la sua energia e concentrazione nel primo salto (in una logica Scrum sarebbe uno sprint) nella direzione opposta a quella della leonessa, consapevole che cambierà con frequenza tra un salto e l’altro. In funzione del risultato del salto precedente comprenderà come e in che direzione procedere nel successivo salto, proprio perché non può vedere fin da subito quale sia la meta finale di successo e come raggiungerla.

Predictive (Traditional, Long-term plan) - Agile (Adaptive, Short-term plan)

🦁 Il paragrafo precedente mostra che la leonessa ha la possibilità di preparare con dettaglio un piano a lungo termine perché può vedere (predict) cosa fare, come e quando per soddisfare la fame.

🦌 La gazzella, per contro, nel momento in cui si cimenta nel suo progetto, non ha idea della soluzione finale, ha poco tempo per soddisfare la sua necessità di salvarsi e quindi non può che preparare una breve pianificazione che (per il suo minimo dettaglio) può e deve adattare (adapt) con frequenza in funzione dei risultati raggiunti.

Predictive (ASAP) - Agile (ALAP)

🦁 La leonessa può decidere il prima possibile cosa fare (as soon as possible), quando farlo e come farlo (as soon as possible): la leonessa potendo vedere la meta (la preda) prima della corsa attua un decision-making anticipato (upfront)!

🦌 La gazzella potrà decidere quale direzione scegliere poco prima di prepararsi per un nuovo salto cioè al più tardi possibile (as late as possible): la gazzella non conoscendo a priori la destinazione, tiene in piedi più soluzioni e attua il decision-making all'ultimo momento possibile (at last responsible moment)!.

Predictive (Scopebox) - Agile (Timebox)

🦁 Potendo vedere la meta finale, e cioè la gazzella, la leonessa si trova in una situazione chiara (fixed scope), quindi cerca di capire bene il lavoro da mettere in campo per agguantare la preda e calcolare conseguentemente con attenzione quando rilasciarlo: si definisce lo scope e si calcola il time di rilascio!

🦌 La gazzella non potendo prevedere a priori, quale sia la direzione finale che le salverà con ragionevole certezza la vita, può decidere a priori solo quando atterrare in ogni salto e deciderà la direzione volta per volta: si definisce il time di rilascio e si calcola lo scope!

Predictive (Many documents) - Agile (Barely sufficient documentation)

🦁 La leonessa, dettagliando e pianificando, con attenzione e meticolosità, evoca il concetto gestionale di descrivere il tutto in documenti che siano in grado di seguire un lungo evento e cioè come si svilupperà la sua corsa.

🦌 La gazzella, non potendo dettagliare con certezza subito la soluzione finale che le salverà la vita, prenderà (metaforicamente) qualche appunto che potrà modificare rapidamente mano a mano che salta.

Predictive (Product-oriented) - Agile (Need-oriented)

🦁 La leonessa, indubbiamente è spinta da una necessità di mangiare ma può definire con cura il risultato che può sfamarla perché può immaginare la soluzione finale, la vede, si tratta della gazzella che le sta davanti in lontananza.

🦌 La gazzella conosce con esattezza solo il suo bisogno (salvare la pelle) ma non la soluzione tecnica finale, avrà quindi bisogno di sperimentare strada facendo durante la corsa.

Predictive (Efficiency, Planning&Control) - Agile (Effectiveness, Empiricism)

🦁 La leonessa, potendo vedere la soluzione al suo bisogno, può e deve preparare attentamente la corsa per non sprecare poi le sue energie energie; se affrontasse la corsa senza un piano dettagliato sprecherebbe le sue energie limitate senza risultati nella maggior parte dei suoi tentativi di caccia.

🦌 La gazzella, non potendo prevedere la soluzione finale al suo bisogno, non è in grado di dettagliare in anticipo con cura ciò che non vede; sceglierà quindi solo in corsa quale sia lo sforzo con la massima efficacia da mettere in campo tra un salto e l'altro.

Predictive (Linearity) - Agile (Complexity)

🦁 La leonessa pianifica una corsa fatta di traguardi sequenziali chiari in cui non prevede di tornare indietro in punti del terreno già superati in quanto potendo vedere la soluzione finale (la preda) decide a priori la sequenza di esecuzione.

🦌 La gazzella nel suo saltare, e decidere di volta in volta quale sia la direzione giusta in quel momento, in funzione della situazione contingente (non prevedibile a priori), potrebbe addirittura ritrovarsi a ripassare su delle posizioni in cui era già stata durante la corsa.

Predictive (Push) - Agile (Pull)

🦁 La leonessa spinge la preda verso una direzione che ha pianificato e ogni azione è spinta dalla decisione presa a priori nel piano che ha realizzato prima della corsa.

🦌 La gazzella è tirata (di salto in salto) in una specifica direzione in funzione della contingenza che vive durante la corsa.

Predictive (Management) - Agile (Leadership)

Purtroppo, per questa differenza non riesco a seguire la metafora della leonessa e della gazzella, tuttavia provo comunque a spiegarla. I project manager che gestiscono in modo Predictive adottando un controllo forte sul lavoro delle persone mentre in ambiente Agile il project manager (potremmo immaginarlo coperto in parte dallo Scrum Master) spende la propria attenzione sulle persone attraverso un tipo di leadership che si configura come servant (v. Articolo Linkedin specifico)

In conclusione, possiamo dire che oggi occorre conoscere entrambi questi due approcci per poter gestire molte situazioni che a grana grossa potrebbero essere Predictive e avere elementi di complessità da gestire con l'Agile, oppure essere complessivamente Agile con elementi prevedibili in cui il Predictive è la soluzione migliore.

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Biografia

Lavoro nel project management dal 1996 e amo definirmi un appassionato di project management. Tra le mie principali esperienze lavorative ricordo il mio supporto alla pianificazione e controllo del Programma degli interventi di preparazione di Roma e del Lazio al Grande Giubileo del 2000. Nell'attività di consulente e formatore ho avuto l'opportunità di misurarmi con diversi settori quali Difesa, Spazio, IT, ICT, Pubblica Amministrazione, GDO, Servizi, Farmaceutico ad altri.

Principali certificazioni che possiedo

• 2005 Project Management Professional PMP
• 2011 Agile certified Practitioner PMI-ACP (primo italiano ad averla acquisita)
• 2017 Project Manager/ICT Project Manager UNI 11648/11506
• 2019 Professional Scrum Master PSM1
• 2021 Trainer accreditato per corsi ufficiali PMP